Hedefsiz perakendecilik olmaz

Okyanusta telsiz ve pusulası bozuk bir geminin çaresizliği ile bizim mesleğimizde hedefsiz kalmış bir perakendecinin boşa kürek çekmesi aynı manzaradır. Hedefi belirlemek, basit bir çalışmanın ürünü değildir. Sizi, varmak istediğiniz noktaya taşıyacak detaylı planlara ihtiyaç vardır. O planlar için de titiz bir araştırma sürecine… Bu araştırmaları yapabilmek için ise, sağlam bir eğitim alt yapısı şarttır. Planlar, her türlü kontrolün temel araçlarıdır. İdari ve ticari amaçları yerine getirecek iş akışını önceden belirlemeye planlama veya iş programı diyoruz. Böylece tatminkâr performans standartlarını oluşturuyor ve beklenen sonuçları tarif ediyoruz. Örneğin mağaza ciroları, kategori ciroları, kâr ve gider hedefleri gibi… Daha detaylı hedeflere de yoğunlaşmak gerekiyor. Çalışan başına ciro, müşteri başına ciro (ortalama sepet), metrekare başına ciro, stok devir hızı gibi kilit performans göstergelerini belirlemek de önem arz ediyor. Bütün gayretler bu sonuçları elde etmek üzerine yoğunlaşıyor. Buna ‘sonuçların yönetimi’ diyoruz.

Ticari bilincin oluşturulması

Gerçek performans ise; beklenen hedefler ile gerçekleşen kıyaslandığında, plandan sapmalar şeklinde ortaya çıkıyor. Planlama, kolay bir iş değildir. Zaman, düşünce ve emek gerektirir. Dikkati geleceğe çeker. Ancak geçmiş veriler, gelecek için hedef ve standart oluşturmak amacıyla kullanılabilir. Departmanlar ortak hedefi oluştururlar. Elbette bir gelişme arayışı da çalışmalara hâkim olur. İşimizin kârlılığını önceden tahmin imkânı verir. Varsa potansiyel problem noktalarını,  probleme dönüşmeden ortaya çıkartabilir.

Plan; giderler açısından da, harcamaları belirli bir sınırda tutabilmek üzere gerekli dikkatin en çok nerelere verilmesi gerektiğini önceden gösterir. Kâr beklenip beklenemeyeceği önceden belli olur. Tedbir alınmasını sağlar. Üst yönetim, sadece harekete geçirmek ve rehberlik etmek için vardır. Bir de son aşamada gözden geçirmek ve onaylamak için. Her departman yöneticisi kendi sorumluluk alanına giren bir grup hedefi geliştirmekten sorumludur. Demek ki, önemli bir ihtiyaç da çalışanlarda ticari bilincin oluşturulmasıdır. Rafları doldururken, depoları ve şubeleri yönetirken, tedarikçi ile ilişkilerde, fiyatlandırma yaparken ve mağaza yatırımları esnasında bu bilince gereksinim vardır.

Pareto Prensibi

Yönetim takımındaki herkes kârdan sorumlu olmalıdır. Cirolardan daha önemlisi, o ciroların ürettiği kârdır. Kâr maaşları öder, büyümeyi sağlar. Ve takımın başarısı ile işletmenin kârı arasında direkt ilişki vardır. İşletmeniz rekabeti yakından takip etmiyorsa, müşteri memnuniyeti ölçülmüyorsa, kâr hedefleri gerekli personelle paylaşılmıyorsa ve sahip olduğunuz müşteri tipine uygun bir satış politikanız yoksa planınız da yok demektir. Planların en önemli yardımcısı olan Pareto Prensibi, “değişkenlerin yüzde 20’si, sonucun yüzde 80’ini oluşturur” der.

Örnekler: En çok satan 500 ürün cironun yüzde 80’ini oluşturur. Karın yüzde 80’i, müşterilerin yüzde 20’sinden gelir. Moralsizliğin, dedikodunun yüzde 80’i çalışanların yüzde 20’si tarafından üretilir. En önemli yüzde 20’yi belirleyip mali olanakları oraya sarf etmek, en kötü yüzde 20’yi belirleyip elemek de verimlilik açısından planların önemli ayrıntısıdır. Bir beyin fırtınası ile örnek parametreleri artırmak ve önem sırasına göre listelemek çok zor değildir.

Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Her işletmenin, günlük, haftalık,  aylık, dönemlik ve yıllık finansal raporları olmalıdır. Rakamlar en az aylık dönemlerde masaya yatırılmalı ve değerlendirilmelidir. Öncelik kâr zarar tablolarına verilmelidir.

Birçok şirketin yavaş yavaş zora girdiği halde, aylarca probleme saplandığını fark edememesi sık rastlanan olaylardır.

Şimdi tam zamanı!

Giderleri azaltmak, satışları artırmaktan daha fazla önemsenmelidir. Ülkemizde ödüller daha çok satış artırmaya gider. Oysa önce defansı sağlam tutmak gerekir.  Bütçe çalışmalarının önemine birçok yazımda değindim. Ancak hala birçok işletmede departmanların gerçek anlamda bütçe bilincine sahip olmadıklarını görüyorum. Veya bazı şirketlerde muhasebecinin hazırladığı genel bütçelere rastlıyoruz. Böyle bir şey kabul edilemez. Zira muhasebeci geçmiş işlemleri izler. Maliyet oluşturmak ve plan geliştirmek ise, geleceğin hesabıdır ve tüccarın işidir. İşletmenin performansı bu işin kalitesine bağlı olduğundan ticari departmanlar daha çok rol üstlenmelidirler. Önümüzdeki yılın hazırlığına başlamak için şimdi tam zamanıdır.

ERCÜMENT TUNÇALP-PERAKENDE DANIŞMANI