Yazarlar

Sipariş hazırlamak ciddi iştir


Hem kategori yöneticisi için hem de mağaza yöneticisi için sipariş hazırlamak ciddi iştir. Bu bakımdan bazı şirketlerde ‘otomatik sipariş sistemi’ ile mağazaların işi daha da kolaylaştırılmıştır.

Bu sistemin olmadığı bir düzen içinde; gerek tedarikçiye verilen ana depo siparişlerindeki hatalar, gerekse mağaza sipariş hataları kategori yöneticisini bağlar.

Sisteme yeni girmiş bir ürün ile kampanya ürünlerinin tedarikçiden hangi miktarda alınacağına ve mağazalara ne miktarda dağıtılacağına da kategori yöneticisi karar vermek zorundadır.

Ancak genelde gördüğüm durum ne yazıkki böyle değildir. Tedarikçinin uygun gördüğü miktarda malı yükleyip gönderdiği, hatta depoya ürün indikten sonra kategori yöneticisinin haberi olduğu sahneler oldukça fazla yaşanmaktadır.

Böyle şirketlerde verimli stok yönetimi asla söz konusu olamaz. Kötü niyetli tedarikçi, satış zorluğu çektiği ürünü karşı tarafa çaktığı andan itibaren bütün sorunlarını perakendeciye devretmiş demektir. Üstelik satışı artırmak için bütçe kullanmasına bile gerek yoktur. Vadesinde tahsilatı da yaptıktan sonra bu alışveriş tedarikçi için kaymaklı kadayıftır. Golü yiyen kategori yöneticisi, stokları eritmek için kampanya mı düzenler, yoksa maliyet fiyatına toptan mı satar onu o düşünsün artık…

İşte son yıllarda lojistik üzerinde fazla durulmasının sebebi bu önemli konudur. Geçen ayki yazımda lojistiğin kalite kontrol işlevinden bahsetmiştim. Şimdi de sipariş kontrol işlevinden bahsediyorum. Her ikiside birbirinden daha az önemli değildir.

Bir ana depo yetkilisi, elinde sipariş emri olmadan tedarikçiden ürün kabul edemez. En az mal kabul gününden iki gün evvel bu siparişler çeşit, miktar bazında, varış gün ve saati belirtilerek kendisine ulaşmalıdır. Bu şekilde mal kabul planını yapma, depoda yer açma ve yoka düşen çeşitlerin yolda olduğunu görme imkanı olur.

Ürün geldikten sonra yukardaki bilgilerden önemli sapmalar tespit edilmesi durumunda, lojistik yetkilisi tarafından düzeltme yapılamaz ve malın fazlası kabul edilemez. Kategori yöneticisi tarafından da önceki sipariş miktarları değiştirilemez. Değiştirildiği anda ve bunun sık kullanıldığı durumlarda artık şirketinizi tedarikçi yönetiyor demektir. Tedbirin hemen alınması gerekir.

Birçok şirkette aksamaların bahanesi sisteme yıkılmaktadır. Garip bir şekilde, “bizim sistem sizin öngördüğünüz şekilde işlemiyor” sözünü çok duyuyorum.

Teknolojiyi hiç kullanmayan bir perakendeci bile, tedarikçi ismini, alacağı ürünleri bir beyaz kağıda yazar, imzalar ve depo görevlisine verir. Oda işi biten listeyi dosyalar, denetleyen de nereye bakacağını bilir. Bu kadar basit bir uygulamadır.

Bu devirde teknolojiden faydalanmamak elbette komiktir ama tedarikçinin istediği gibi şirketinizi yönetmesine izin vermek ise daha da gariptir.

Bir tedarik zincirinin müşteri odaklı olarak işletilebilmesi için departmanlar arasında güçlü koordinasyon kurulması gerekir. Kategori yönetimi, satış yönetimi ve lojistik yönetimi başrol oyuncularıdır. Yardımcılarıda teknolojik programlardır.

Perakendeci ile tedarikçinin ortak operasyonlarını yönettikleri ve bu operasyonlara ait bilgi akışının yönlendirildiği elektronik iş platformu B2B dir. Hataları ve kayıpları azaltan en güvenli sistemdir. Olası küçük hataları ise anında veya geriye dönük olarak gözler önüne serer. Hiçbir şekilde top ortada kalmaz.

Elbette tedarikçiden depoya mal girdiği an işimiz bitmiyor. Her ürünün depoda emniyet stoğu ile azami stok arasında iyi yönetilebilmesi için şirket içi sipariş sisteminin de iyi işletilmesi gerekir. Kolay iş değildir. Mağazada eksik ürün ihtiyacının iyi tespit edilmesi ve doğru miktarlarda siparişin depoya aktarılması hedeftir.

Otomatik sipariş sistemi; mağazadaki mevcut ürün miktarını ve mağaza satışlarını inceleyerek mağazanın ihtiyaç duyduğu ürünleri tespit eden vede sipariş belgelerini oluşturan bir yazılımdır.

Böylece depodaki sınırlı ürünü bir mağazanın fazla çekmesiyle diğer mağazanın malsız kalmasının önüne geçilir. Bu şekilde, ya satış kaçırmak, ya da yüksek stok taşımak perakendeci için kader olmaktan çıkar.

Sonuçta, perakendeci açısından satmadan ödeme riski bertaraf edilecektir. Bunu sağlayacak olan kategori yöneticisi, denetleyecek olanlarda lojistik ve mali işler departmanları olacaktır.

Tedarikçi ise teminat dahilinde ürünü satmak ve vadesi içinde tahsilatı yapmak durumundadır. Her iki tarafın ortak amacı ise stoğu en hızlı şekilde nakde çevirmektir.

Bunu yaparken, taraflar önce kendi kalelerine girecek golü engellemek zorundadırlar.

İşte yukarda bahsettiğim teknolojik yardımcılar hakem olarak bu adaleti sağlayacaktır. Ama yine de sistemi kullanan insan faktörünün önceliğini unutmamalıyız.