Yazarlar

Sürekli mutluluğun anahtarı: Aile şirketlerinde kurumsallaşma


Ailelerin Yönettiği şirketlerde tamamen duygular hakimdir;atılan her adımda, alınan her kararda. Aile şirketleri hep idare edilir. Adı üzerinde her sorunda idareten çözülür.

Sürekli ve istikrarlı bir şirket yaşamı sağlıklı bir yönetim temeli ile başlar. Ne zaman ki biraz daha büyüme ve ciddi hedefler ortaya koyulur ise o zaman kurumsallığa ihtiyaç var demektir.
Hep aile bireylerinin, daha da ayrıntısı aile büyüklerinin kurduğu, çalıştırdığı ve belli bir büyüklüğe getirdiği şirketler onların evlatları gibidir.

Kurumsallaşma çalışması gündeme geldiğinde de ilk akıllarına gelen tüm iktidarın ellerinden gideceği, hatta atıl duruma düşecekleri gibi garip duygulardır.
Aile şirketinin kurumsallaşması babanın evlattan ayrılması gibi bir şey değildir. Baba ile evladın ömür boyu sağlıklı geçinebilmeleri için aralarında belli prensiplerin oluşturulması gibi bir şeydir.
Kurumsal şirket aile dışından bünyeye katılan ve yetkilendirilen yeni isimler gerektirir. Onların da aile bireyleri ile birlikte ahenkli bir çalışma ortamı bulmasını gerektirir. Ortak hedeflere ulaşırken yetki paylaşımı ve kurallar zinciri içerisinde bir işleyiş gerektirir. Yeniliklere açık bir yönetim anlayışının aile karakteri ile bir hamur yapılmasını gerektirir.
Kurallar, aile dışı yöneticiler, hedefler ve Planlar, yetki dağılımı ve kullanımı, sorumlulukların farkındalığı kurumsallığı getirir ki; aile içi sürtüşmeler, entrikalar, yeni kuşak çatışmaları, kıskançlıklar gibi negatiflikleri ortadan kaldıracak tek yoldur ve sürekli başarıyı da bunlar getirir.
Aile şirketlerinin kurumsallaşma gerekleri, yolları ve olası sonuçları aslında bu kadar öz ve sadedir. Kurumsallaşmak bir karmaşa içerisine girmek değildir. Ne yapılacağına değil, nasıl yapılacağına karar vermektir.
Biraz teorik olarak bahsettikten sonra kendi şirket yaşamımdan da bahsetmem ve bu konudaki tecrübelerimi de paylaşmam gerekiyor sanırım.
2000 yılında yüksek lisans eğitimimi alırken, bir aile bireyi olarak eğitimim bittiğindeki hayat çizgimin ne olacağına karar vermeye çalışırken benim eğitim ve meslek sahibi olmama sebep olan aileme ve ona kaynak sağlayan aile şirketime bir vefa borcum olduğunu düşünerek büyüklerim ile görüştüm. Ya bazı yetkiler ile donatılıp bir görev alarak ailem ile birlikte çalışacak yada buna ihtiyaç yok ise kendime bir yol çizecektim.
Aile değil aileler şirketi idi bizimki. İki ailenin ortaklaşa sahip olduğu 4 şubeli ve her yer patron dolu. Alt yapı zayıf. Geleneksel metotlar hakim. Aile düşünceleri işe fazlaca yansıyor. Keyfi davranış modelleri var. Yönetimde iki ailenin hem fikir olduğu dışarıdan tek bir isim var. Sermaye kısıtlı. Dışarıdan kaynak sağlanmıyor. Teknoloji minimum kullanılıyor. Aile bireyleri teknoloji gibi çok hakim olamadıkları konulara girmiyorlar. Bilene de teslim etmek için  güven az. Satın alım güçlü, lojistik dağınık. İnsan kaynakları diye bir şey yok. Çalışan sirkülasyonu hat safhada. MİY demek promosyon dağıtmak demek. Pazarlama demek, insert dağıtmak demek. Bilgi işlem demek, barkodlu çalışmak demek. Veri analizi demek akşam yaptığın ciro miktarı ve satış raporu demek. Yatırım=harcama demek. Yönetici =Maliyet, ne gerek var demek.
Bütün bunlar sadece benim aile şirketim için geçerli olan gerçekler değil tabi ki. Neredeyse tüm aile şirketleri kurumsallaşma süreçlerinden önce hep aynı durumdalar. Böyle bir durumda siz olsanız görev alır mıydınız? Tek başınıza takım olmayı göze alır mıydınız? İyi 11 kurana kadar, 11 kişinin koşacağı kadar koşacak gücü kendinizde bulur muydunuz? Cevabınız nedir bilmiyorum, ama ben bir delilik yaptım. Zaten her eve de bir deli lazımdır.
Hem bir yönetici olarak, hem de iş sahiplerinden biri olarak kendimizin ve gelecek kuşaklarımızın hayat garantisi bu iş olacak ise yıllarca bu tip sorunlar ile boğuşmaktansa bir an önce kolları sıvamalıyım diyerek göreve başladım. İlk başta niyetim okulu bitirene kadar kurumsallaşma sürecini yöneticilere devredecek kıvama getirmek idi. Sonra belki de bu işi olması gerektiği şekle getirip diğer aile bireylerine tekrar bırakmak idi. Ama aradan 8 yıl geçti, halen daha şirkette çalışıyorum. Kurumsallaşma süreci öyle sanıldığı gibi zor değil ama, bitecek gibi de değil.
En çok yaşadığım sıkıntıları özetler isem;

  1. Aile bireylerini yeni yatırımlar ve atılımlar için ikna etmek
  2. Yatırımların bir harcama olmadığını ve gerekli hiçbir yatırımın ertelenemeyeceğini kabul ettirmek
  3. Büyümek ve doğru işleri erkenden yapabilmek adına borçlanmanın korkulacak ve kaçılacak bir şey olmadığını ve aile kaynakları dışından da faydalanmamız gerektiğini kabul ettirmek.
  4. Çalışanları değişimin başladığını ve çalışma dünyalarının mutasyona uğrayacağına inandırmak.
  5. Teknoloji, İNKA, MİY, Pazarlama, Finans, Lojistik, Pazar verileri, Ölçme, Satın alım, Satış kuralları oluşturmanın önemini anlatma ve hayata geçirme
  6. Lokasyonun önemi, Dekorasyonun önemi (Yani kuruluş yeri ve şekli)
  7. Yöneticili sisteme geçiş ve yetki devirleri, aile dışı bireylere de güven duygusunun oluşturulması.

Tüm bu sorunlar ile mücadele ederken büyüme ve şubeleşme devam ediyordu. Arkadan toparlamaya çalışan bir şirketin sanal olarak büyümeye devam etmesinin ne demek olduğunu ben çok iyi anladım.
Bir yıl sadece yazdım ve hazırlandım. Öncelikle durum tahlili, Neredeyiz? Ne yapmak İstiyoruz? Eksiklerimiz neler? Nasıl gideririz? Programlar ve planlar? Yani resmen ve bilmeden toplam kalite çalışması yapmışım.
Kurallar, kurum kültürü, alışveriş kültürün oluşturulması, satınalım-muhasebeleştirme ? depolama ? sevkıyat ? ödeme – yeniden siparişleme kriterlerinin oluşturulması.
Yazmak uzun, yaşamak zor, sürdürebilmek daha kolay, keyfini sürmek en güzel tarafı.
Bu gün geldiğim noktada 40 aile dışından yönetici ve 3 aile bireyi yöneticisi, 11 şubesi, toplam 260 çalışanı, lojistik müdürlüğü, satınalım müdürlüğü, grafik-tasarım, yazılım geliştirme, bilgi işlem, insan kaynakları, halkla ilişkiler, finans, muhasebe müdürlükleri ile yönetilen, her adımı kurallar ile belirlenmiş, yazı ile talimatlaşmış, keyfiyetten arındırılmış, yetkilendirilmiş ve marka olma yatırımları yapılmış bir şirket ile çalışmaktayım.
Benim dahi yaptıklarım izne bağlı ve ben bundan mutluyum. İşte kurumsallığın tanımı bence bu cümledir. Size de Mutluluğu öneriyorum.