Başarılı bir denetim sürecinin püf noktaları!

Denetim sürecinde işletmeler, çok ciddi rakamlarda idari para cezasına maruz kalabiliyor. Birçok işletme, bu konuda yeterli bilgiye sahip olmadığı için, usule uygun olmayan işlemler nedeniyle denetimler sonucunda tahmin edemeyecekleri tutarda para cezası ödemek zorunda kalıyorlar. Denetim süreçlerini sorunsuz bir şekilde geçirmek aslında çok kolay. Yapılması gereken tek şey, işletme yetkililerinin bu konuda bilgilendirilmesi ve işlemlerin usule uygun gerçekleştirilmesi.

Denetimlerde en sık karşılaşılan cezai durumlar 9 maddede özetlenebilir:

 Personel Özlük Dosyası

Denetime, ilk olarak “Personel Özlük Dosyaları”ndan başlanır ve detaylı olarak incelenir. Genel olarak, özlük dosyasında işçinin fotoğrafı, nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh belgesi, sabıka kaydı, sağlık raporu, aile durum bildirimi, diploma belgesi, işe giriş bildirgesi, Personel iş sözleşmeleri, çalışma belgesi… vb. personele ait özlük bilgileri bulunmalıdır.

Personel Özlük Dosyası incelemesinde, eksik olması halinde cezai durumu olan en önemli beş evrak;

• SGK işe giriş bildirgeleri
• Personel İş Sözleşmeleri
• İşten Çıkış Bildirgeleri
• Bordrolar
• Çalışma Belgesi

 Fazla Çalışma Muvafakatnamesi

• Çalışanlarınıza fazla mesai yaptırabilmek için her sene başında işçinin fazla çalışacağını beyan eden “fazla çalışma muvafakatname”sini imzalatarak, kişinin rızası alınmalıdır.

 Yıllık Fazla Çalışma Süresi

• İşyerlerinde yıllık fazla çalışma süresi, 270 saatten fazla olmamalıdır.
• Resmi çalışma saati günlük 7,5 saat, haftada 45 saattir.
• Kişiyi günde en fazla 11 saat çalıştırabilirsiniz. (fakat süreklilik arz etmemesi gerekmektedir. Yılda 270 saati aşmamalıdır.)

Ücret Hesap Pusulası

• Ücret pusulasının bir nüshası çalışanlara verilmelidir.
• Personelin aylık ücret hesabını gösterir.
• Maaşların her ayın ilk haftası ödenmesi gerekir.
• Ödeme dosyalarının(banka) açık,net ve tutarlı olması gerekmektedir.

 Engelli İşçi Sayısı

• Toplam SGK’lı sayısı 50 ve üzeri olanların mevcut çalışan sayılarının %3’ü kadar “engelli personel” çalıştırması gerekmektedir.
• Çalıştırdığı engelli personele ait belgelerin de(özürlü raporları) dosyalanması gerekir.

İzin Kayıt Belgesi

• Yıllık İzinler defterde veya kartoteks sistemi ile takip edilmelidir. Personelin yıllık izin talebini ve işverenin onayını gösteren form bulunmalıdır.
• Doğum iznine çıkan personelin yasal istirahat sürelerini ve talep olduğunda 6 aylık ücretsiz izin kullandırma zorunluluğunun yerine getirildiğine dair evrakların özlük dosyalarında bulunması gerekmektedir.
• Doğum sonrasında doğum yapan işçinin çocuğu 1 yaşına basana kadar günlük 1,5 saatlik süt izninin verildiğine dair kayıt belgelerinin bulunması gerekmektedir.

 Yıllık İzinler

Yıllık izin çizelgelerinin devamlı olarak düzgün bir şekilde tutulması, bordroya eklenmesi ve işlenmesi gerekmektedir. Yıllık izin süreleri tek seferde minimum 10 gün kullanmak şartıyla sınırlama olmaksızın kullandırılmalıdır.

• Yıllık izinlerin imzalanması gerekmektedir.
• Yıllık izinlerde hesaplama yapılırken haftalık izinlerin sayılıp sayılmadığına bakılmaktadır.
• İşe giriş tarihi yıllık izin formunda mutlaka bulunmalıdır.
• 50 yaş üstü ve 18 yaş altı çalışanlarda 20 gün kuralına denetimlerde dikkat edilmektedir.
• Yıllık izinlerin sürelerinin kıdeme göre hesaplanmasına dikkat edilmelidir.

Eksik Gün Bildirimi

• Ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların, 30 günden az çalıştıklarını ispatlayan belgeler, işverence ilgili ayda bildirilmelidir.

 İŞKUR Aylık İşgücü Çizelgesi

• İŞKUR uygulamasında; iş yerlerine ait ilgili ayın işgücü çizelgelerinin (her ay olmak üzere), takip eden ayın sonuna kadar İŞKUR internet sitesine girilmesi gerekmektedir.

Yukarıdaki maddeleri eksiksiz yerine getiren işletmeler, denetim sürecini başarılı bir şekilde atlatabilir; hatta teşekkür raporu alabilir ve herhangi bir idari para cezasına çarptırılmaz. Usule uygun bir şekilde çalışılarak, raporda belirtilen maddelerin uygulanması durumunda işletmede bir sistem oluşur, bu sistemi yürüten kişiler değişse dahi iş süreçlerinde bir aksama olmaz. Böylece işletme, kişilere bağlı kalmadan mevzuata uygun ilerleyebilir.

 Tuğba Camuzoğlu/İşte Siz İnsan Kaynakları Danışmanı