Bütçe hazırlama dönemindeyiz

Şirketler yaptıkları ticari faaliyetleri programlamak ve takip etmek zorundadırlar. Zira bütçe; gelecekteki bir dönem için işletme kaynaklarının ve bunların kullanım yerlerinin planlanması ile gerçekleşen kaynak ve kullanımların denetlenmesi amacıyla yararlanılan bir yönetim aracıdır

Kısa, orta ve uzun vadeli iş planlarını birlikte takip etmek hedef olsa da yıllık bütçe hazırlığının önceliği vardır. Dolayısıyla iki tür plan yapılır. Stratejik plan 3-5-10 yıl gibi zaman dilimlerini kapsar. Genelde şirket geleceğine ait kararları etkiler. Büyüme, ortak alma veya şirket satışı kararları bu planlar ışığında netleşir.

İkinci tür plan taktik plandır ve 1 yıl için yapılır. Konumuz olan bütçe çalışmaları budur ve işletmelerin kısa vadeli planlarını oluşturur.

Ekim, Kasım, Aralık ayları bir sonraki yılın hazırlığını yapma zamanıdır. Perakende sektöründe öncelik; sırasıyla, satış, kar, satılan malın maliyeti, stok, insan kaynakları, genel yönetim, nakit, yatırım, finasman ve arge bütçeleridir.

Genelde sadece satış ve nakit akışı bütçesi ile yetinen firmalarımız vardır. Oysa bütçe bir bütündür ve departmanların tamamını kapsayacak kolları olmalıdır.

Bu bütçeler işimizin pusulası olması yanında, departmanlar arası koordinasyonu sağlar ve aynı hedefe nasıl koşulacağını tarif eder. Performans yönetimi; çalışan, müşteri ve ürün bazında bu kanal yardımıyla neticeye ulaşır. Verimlilik çalışmaları, bu simülasyona göre hazırlanır ve takip edilir. Zaman tasarrufu sağlar.

Neticede çalışmalara istisnasız bütün departmanların katılımı şarttır. Zira sağlıklı tahmin esasına dayanan bütçeler, ancak geniş uzman kadroların katılımı ile gerçekçi yapılabilir.

Üzülerek söylemeliyimki; üst yönetimden iki kişinin bir haftada hazırlayıp yayınladığı ve daha sonra sadece sapmalar konusunda not verilen çalışmalara çok rastlıyoruz. Veya muhasebe departmanı tarafından hazırlananlara da sıkça şahit oluyoruz.

Geçmiş dönemin verilerini bir takım rakamlarla çarparak bütçe oluşturmak yanlıştır.

Örneğin satış bütçesi yapılırken, tek tek şubelerin koşullarında geçmiş dönemde yaşanmış olumsuzlukların (yol inşaatı veya trafik akışındaki değişiklikten etkilenme gibi) veya gelecek yılda yaşanacak değişikliklerin (şube tadilatı gibi) dikkate alınması gerekir.

Örneğin kategori yönetimi bütçesi hazırlanırken, et kategorisinde ithal-yerli payını ve döviz kurunu dikkate alarak bütçeye yön vermek şarttır. Yani detay fazladır.

Genel anlamda ise bütün departmanlar; geçmiş yıllardaki neticelerine dayanarak, enflasyon, kur ve büyüme tahminlerini ilave ederek hazırlıklarını yaparlar. Bu çalışmalar, bütün takımın taşın altına elini sokmasını sağlar. Daha sonra değişik gruplardan gelen bu çalışmalar konsolide edilir ve şirket bütçesi halini alır. Çalışmaların 3 aya yakın bir süre alması bu sebeplerdendir.

Böyle hazırlanan bütçeler, ekonomik ortamda olağanüstü değişimler yaşanmadığı takdirde önemli sapma göstermez. Olağanüstü şartların gerçekleşmesi durumunda ise (küresel kriz, doğal afet gibi) bütçeler revize edilebilir. Bu şartlar oluşmadan bütçeler revize edilemez. Farklar (eksi veya artı) işaretlenir ve faaliyet devam eder.

Küresel şirketlerin genelde bütçeleri fiili durumla hemen hemen örtüşür. Yine yapılan hatalardan bir diğeri; bazı yöneticilerin bütçe disiplinine girmek istememeleri ve yatırımcının da bu konuda ısrarcı olmamasıdır. Çağımızda bu tip yönetici risklidir ve hemen elenmelidir.

Bütçe, işletmenin mevcut durumuna ve yapısına uygun hazırlanır. Bilgi işlem ayağında da kullanıcı ihtiyaçları dikkate alınarak oluşturulmuş olan rapor formatları daha kolay yol alınmasını sağlar.

Ekim ayı içinde çalışma başlar, en geç Aralık ayının son günü yönetim kurulundan geçmiş hali ile ilgililere dağıtılır. Burada akla şu soru gelebilir: Son üç ayın fiili neticelerini görmeden gelecek yılın son üç ayını nasıl öngörebiliriz ?  İlk dokuz ayın gidişatına ve daha önceki yılın son üç ayı verilerine bakarak çok isabetli tahmin yapabiliriz.

Yılbaşından itibarende; planlanan ile gerçekleşen değerler arasındaki farklar, bu farkların nedenleri ve gerekli düzenlemeler sürmesi gereken çalışmalardır.Ana göstergeler bazında bütçe ile karşılaştırmalı sonuçlar aylık izlenmeli, üç ayda bir ise daha kapsamlı şekilde üst yönetim ve patron katılımıyla neticeler masaya yatırılmalıdır.

En yanlış olan; zorlama ile yapılan bütçelerin çekmeceye konması ve bir daha hiç bakılmamasıdır.

Sonuç olarak, şimdi hazırlayacağımız bütçeler, 2012 yılını yaşadığımızda hem şirketimizin performansını hemde ayrı ayrı departman ve çalışan performansını ortaya koyacaktır.

Karlılık esas olduğuna göre bu sadece patronu ilgilendiren konu olmaktan çıkıp bütün takımı ilgilendiren konu haline gelecektir. İşletmelerin, verimliliklerini artırabilmeleri içinde bu kapsamda iyi bir planlamaya ihtiyaçları olduğu kesindir.

O zaman, en doğru dönem olan son çeyrekte önceliği bu konuya vermek başlıca hedefimiz olmalıdır.