Yazarlar

Perakendeci için bütçe neden çok önemlidir?


05 Ocak 2015

Yıl sonlarındaki son çeyrek, gelecek yılın bütçesine hazırlık dönemidir ve heyecan veren bu hassas çalışmalarda yeni yılın öngörüleri ortaya konmaktadır. Bu öngörüler, en küçük harcamadan en büyük gidere, en küçük kazançtan en büyük gelire kadar işletmede gelecek dönemde var olması gereken tüm giriş ve çıkışların planıdır. Yeni bilgiler geldikçe, revize edilen 5 yıllık stratejik planlar şimdilik konumuzun dışındadır. Çalışmanın başlangıcı Ekim ayının ilk yarısı, sonuçlanması ise Aralık ayının ikinci yarısı olarak düşünülebilir. Bütün departmanların katılımı, yapılan işin önemini artırır.

Bazı şirketlerde gördüğüm üzere; bu konu yalnız finans departmanının işi değildir. Hele hele bütçe dendiğinde; cari yılın rakamlarını belli bir büyüme rakamı ile çarparak yeni yılın hedeflerini şipşak belirlemek hiç değildir. Zira satış bütçesi ele alındığında her mağazanın çevre koşulları ve rekabet şartları farklıdır. Satın alma bütçesi ele alındığında, bilhassa tarımsal ürünlerde rekolte durumu ve dış alım satımlar  sebebiyle döviz kuru devreye girecektir. Gider bütçesi ele alındığında, her lokasyonda kira ve personel giderleri başta olmak üzere oranlar değişkenlik gösterecektir. Ful time, part time çalışan istihdamı; güne, saate göre şubeler arasında farklı oluşur. Yatırım bütçesi ele alındığında, çoğu zaman evdeki hesap çarşıya uymaz. Sadece belediye ile ilişkilerin süreci bile kolay yönetilemez, takvimde kaymalar yaşanır. Bu nakit bütçesini de olumsuz etkiler. İşte ince hesaba ihtiyaç gösteren, hassas çalışma dediğim budur. Finans departmanı, belli formatları hazırlamada, bütçe tekniği konusunda yönlendirmede rol alabilir. Bir de yönetim kurulunun fiziki büyüme planlarını, düşüncelerini ve çalışmanın takvimini departmanlara aktarabilir. Bundan sonrası, departmanların ellerindeki son iki yılın verilerine dayanarak yeni yılı şubeler ve ürün kategorileri bazında tahmin etmelerine kalır. Elbette enflasyon tahmini önemli göstergedir. Ancak bir yanlış da burada yapılıyor ve TÜİK oranları baz alınıyor.

Perakende sektörü enflasyonu ile ülke enflasyonu arasında çoğu zaman benzerlik yoktur. Hem hesaplamaya konu liste aynı değildir hem de alınan ağırlıklar farklıdır.

İşte finans departmanı, belki bu oranların hesaplanmasına veya kontrolüne de yardımcı olabilir. Üç aylık çalışma süresince karşılaşılan zorlukların giderilmesi ve yöntem belirlemede kılavuzluk görevi de yine bu departmana aittir.

Bütçeler sadece rakamlardan ibaret tabloları kapsamaz. Ciroya tesir edecek yenilikler ve maliyetleri azaltacak yöntemler de dip not halinde yer alır. Böylece başarılı departmanların hedefleri yukarı çekmesi ve bir de o hedeflerin tutması hem şirkete hem de ekiplere kazandırır.

İşte bütçe çalışmalarının yukardan aşağı değil, aşağıdan yukarı yapılmasının sağladığı en büyük fayda budur. Tepe yönetici sadece hakemdir. Bir de çeşitli bütçeler hazırlansa da bunların hepsinin bir bütünün parçaları olduğu unutulmamalıdır. Sonunda bütün çalışmalar konsolide edilecek ve şirket bütçesi haline gelecektir. Örneğin satın alma bütçesi bütün kategori cirolarının toplamından, satış bütçesi ise bütün şubelerin ciro toplamından oluşacaktır. Ve onaylanan bütçede bu iki toplam rakam aynı olacaktır. Hangi departmanın rakamına göre son düzeltmelerin yapılacağına ise yönetim karar verecektir.

Şirkette hiçbir yönetici gerçekleştiremeyeceği bir bütçeyi hazırlamaz ve imzalamaz. Ancak kolay geçilen hedeflere sahip bütçe de çok eleştiri alır. Demek ki, ince yapılan hesaplarla oluşmuş bir bütçeye ihtiyaç vardır ve bu bütçenin fazla sapma göstermemesi de bir başka hedeftir.

Enflasyon oranının doğru tahmini kadar, kâr marjlarının yükseleceği veya gerileyeceğini de iyi tahmin etmek gerekir. Zira rekabet koşulları hızla değişiyor. Plansız bir yatırım ortamında çalışıyoruz ve belki de gelir kalemlerinden bazıları yasa ile sınırlanacak. Yani doğru tahminde bulunmak o kadar da kolay değildir.

Yöneticilerin belli hedeflere ulaşmada her zaman daha fazla eleman veya daha fazla yatırım planlama hakları da vardır. Önemli olan o harcamaların ciro içindeki payıdır. Makul ise hemen kabul görür. Karlılığı artıracaksa, maliyeti düşürmek kadar yükseltmek de normal görülebilir.

Ümit ediyorum ki, bana sık sık sorulan; “hocam, üç ay boyunca bu işle mi uğraşacağız ?” sorusuna cevap olabilmiştir. Kaldı ki; bir taraftan günlük işlere devam ederken, bir taraftan da ilmik ilmik bu iş planlarını geliştireceğiz. İşimizi kolaylaştırmak üzere teknoloji ayağına da önem vereceğiz. Yöneticilerin, kurum içinde tek noktada toplanmış verileri kolay analiz etmelerini ve bu hareketleri tek bir ekrandan izleyebilmelerini sağlayan bütçe planlama ürünlerine de ihtiyaç vardır.

Bütçenin her aşamasını konsolide eden bu programların seçimi de hayati derecede önemlidir.