28
En İyi İnsan Kaynakları Uygulaması;
Hadim AVM
Hadim AVM İnsan Kaynakları Müdürü
Yılmaz Gürkan; 2013 yılında uyguladıkları,
“Reyon Görevlisi, Kasiyer ve Yönetici Aday-
ları Oryantasyon Programı”nı anlattı:
“Reyon Görevlisi, Kasiyer ve Yönetici Aday-
ları Oryantasyon Programı, Ocak 2013’te
uygulanmaya başladı. Ancak bu prog-
ramın altyapısı, 2008 yılında başlanan
kurumsallaşma çalışmalarında oluştu. Bu
tür çalışmalar bir sistem dâhilinde olma-
dan, organizasyonun en alt kademesinden
başlayıp uygulayıcıların katılımı ve fikri
alınmadan ne yazık ki istenilen sonuç-
ları vermiyor ve sürdürülebilir
olmuyor.
Kurumsallaşma çalışmaları;
2008 yılında, iş analizleri, görev
tanımları, organizasyon şeması,
vizyon ve misyonun belirlen-
mesiyle başladı. 2010 yılında
performans değerlendirme
sisteminin kurulmasıyla devam
etti. 2013 yılında da bu çalış-
mamızla ödül almıştık.
Daha sonra Nisan 2012’de
ISO-9001 KYS sistemi ve 10.002
müşteri şikâyetleri ve müşteri
memnuniyeti sisteminin kurul-
masına başlandı. Bunun için Al-
gorizma yazılımı alındı. Sistem,
uygulanabilir ve sürdürülebilir
bir hale geldi. 2012 yılından şu ana kadar
da, bu konuda uzman bir danışmanla çalı-
şıldı ve halen bu görevi sürdürüyor.
Amaç yarışma için bir program oluştur-
mak ya da sadece İSO belgesi almak değil.
Uygulanabilir, katılımcı ve sürdürülebilir
sistemler getirmek. Dolayısıyla sistemli
çalışmaya ve projeler üretmeye alışkın bir
ekip oluştu. 2012 yılının sonuna doğru ka-
salarda yapılan bireysel hataların artması,
personeli elde tutma oranının azalması,
mal kabul ve siparişlerde yapılan hatalar,
personel devir hızındaki artış dikkati çekti.
Bu artışların nedenleri araştırıldı ve so-
nunda işbaşı eğitimlerinin (oryantasyon)
yapılmasına karar verildi.
Kasa işlemleri, mal kabul, sipariş ve reyon
işlemleri İK’nın dışında teknik süreçler
olduğu için ilgili birimlerle istişarelere
başlandı. İzlenecek yol ve yöntemler
belirlendi. Beyin fırtınası, balık kılçığı vb.
teknikler kullanılarak, sorunlar ve çözüm
yolları konusunda görüş birliğine varıldı.
Daha sonra reyon sorumlularından ve ka-
siyer şeflerinden her bölgede 2 yada 3 kişi
olacak şekilde eğitici olabilecek nitelikteki
kişiler grup mülakatı ve gönüllülük esasıy-
la seçildi. Bu kişilere Eğitici Eğitimi verildi.
Daha sonra bir oryantasyon el kitabı ha-
zırlamak için çalışmalara başlandı. Çeşitli
kaynaklardan, deneyimlerden, uzman ve
yönetici görüşlerinden yararlanılarak yak-
laşık 6 ay içinde el kitapları oluşturuldu.
Çalışma sonunda; 7 günlük eğitim planı,
oryantasyon el kitapları, görsel materyal-
ler (slayt), sınav soruları ve değerlendirme
formu oluşturuldu.
Çalışma sırasında en önemli fırsatımız ni-
telikli bir kadroya sahip olmak, yönetimin
desteği ve yeniliğe açık olmasıydı. Sonuç
olarak yeni işe başlayanların uyum süreci-
ni daha kolay atlatmaları sağlandı. Çünkü
birçok çalışanımız, müşteri olmaktan
çalışan aşamasına geçmekte zorlanıyordu.
Kurumun hedeflerini, misyonunu ve vizyo-
nunu, uygulanan sistemi, şirket kültürü ve
değerlerini daha işin başında öğrendiler.
Çalışmanın sonucunda:
Daha güvenli ve telaşsız sorumluluklarını
aldılar.
Kasa işlemlerinde yapılan hatalar %43
azaldı.
Personeli elde tutma oranı %1 oranında
artış gösterdi.
Personel devir hızı %8’den %7’e geriledi.
Yapılan çalışma tanıma ve tanınmaya,
işe adaptasyona, aidiyetin gelişmesine
ve müşteri şikâyetlerinin azalmasına da
dolaylı olarak katkı sağladı.
Oryantasyon sistemi, personelin sadece
yeni başladığında değil; bir üst göreve(yö-
netici) yükselme kararı alınan çalışmalara
da uygulanıyor. Çünkü bir üst göreve
çıkmak da, adaptasyon ve uyum becerisi
gerektirmektedir. Çok iyi çalışan olmak
her zaman iyi yönetici olmak anlamına
gelmiyor. Bu nedenle, yönetici adaylarının
büyük resmi de görmesi için 1 ay süreyle
tüm birim yöneticilerinin eğitim alması
planlanıyor. Bunun öncesinde birimlerden
yönetici aday havuzunun oluşturulması
için öneriler alınıyor. Daha sonrasında
yönetici adaylarıyla 1 gün boyunca grup
çalışması yapılıyor. Bu çalışmada farklı
testler, takım çalışması uygula-
maları, sosyal problemlerle ilgili
çözüm odaklı çalışmalar yapılıp,
iletişim becerileri ve yöneticilik-
le ilgili eğitimler veriliyor. Daha
sonra bu çalışma sırasındaki
gözlem ve değerlendirmeler,
performans değerlendirme pu-
anları, yöneticilerinin görüşleri,
varsa tutanakları ve ödülleri,
kişilik analiz sonuçları dikkate
alınarak, yönetici adaylarının
tespiti yapılıyor. İlgili birimlere
oryantasyona yönlendiriliyor.
Böylece kurumun, her birimin-
deki çalışmalardan, organi-
zasyonun büyüklüğünden
haberdar olması sağlanıyor. Or-
yantasyon sonunda birim sorumlularının
aday hakkındaki görüşleri değerlendirilip,
eğer geçerli puanı alabiliyorsa vekaleten
ataması yapılıyor ve her kademe için be-
lirli sürelerde gözlem ve değerlendirmelere
devam ediliyor. Örneğin, müdür adayların-
da bu süre altı ay olarak belirlendi. Bu sü-
renin bitiminde sonuçlar yeterli olduğunda
asaleten yeni görevine atanıyor.
Sonuç olarak; bazı sorunların yaşanması
kaçınılmaz olsa da; şirket kültürünün
benimsenmesi, değerlerin anlaşılması ve
özümsenmesi, yazılı ve yazılı olmayan ku-
ralların anlaşılarak uyum becerisinin geliş-
tirilmesi, personel devir hızının düşürüle-
rek aidiyetin arttırılması için oryantasyon
eğitimlerinin işlemelerde önemli bir yere
sahip olduğuna inancımız sonsuz. Ancak,
yöntemi kurgulamak ya da kitapçık çıka-
rıp, slaytlar hazırlamak kesinlikle yeteli
olamaz. Sisteme ilgili herkes inanmalı ve
yakın takipçisi olmalı. Bu durum şirket içi
tüm uygulamalarda da geçerlidir. Tüm ça-
lışmalarda takım olabilmek çok önemlidir.
Bursa PERDER üyesi Hadim AVM, “Perakendenin En Başarılı Fikirleri” yarışmasına bu yıl “En İyi İn-
san Kaynakları Uygulamaları” kategorisinde katıldı ve gerçekleştirmiş olduğu program ile birinci-
lik ödülünü aldı
perder
YZB 2014
