46
“Gerçekleri bilin, tedbirinizi alın”
Stok yönetimini anlatırken karışık bir
tanım yapmak yerine, yalın şekilde açık-
lamak daha doğru olur. Stok yönetimi
cebinizdeki gerçek paranın ne olduğunu
bilmek demektir. Stoğu yönetmek aslın-
da paranızı yönetmektir.
Stok yönetimi, el terminalini alıp perso-
nele verdiğinizde, yazılımı alıp bilgisaya-
rınıza kurduğunuzda bitecek bir iş değil.
Perakende, basit insanlar tarafından yö-
netilen komplike bir iştir. Stok yönetimi
ise, tüm bu komplike işlerimiz içindeki
en detaylı, en karmaşık olanıdır.
Perakende sektörünün içinde en zorlu
stok yönetimi koşullarına hiper ve süper-
market segmenti sahip; çünkü biz hızlı
tüketim perakendecisiyiz ve binlerce
barkod ürünü yönetmek durumun-
dayız. Süpermarketlerden daha fazla
ürün grubu olan mağaza formatları da
mevcut; ancak onlarda bizdeki kadar
farklı çeşitte ürün sirkülasyonu olmuyor.
Örneğin; çok büyük metrekarede 40 bin
barkod ürün satan bir dekorasyon – yapı
perakendecisini düşünelim. Ürün sayısı
bizden fazladır; ama gün içinde sattığı
çeşit sayısı 300’ü aşmaz. Süpermarket-
lerde ise, her gün en az 2 bin farklı çeşit
ürün satılıyor.
Stok yönetimini doğru yapmak için
giriş ve çıkış işlemlerini ayrı ele almak
gerekiyor. Stok yönetiminin temelinde
öncelikle ürünü doğru teslim almak var.
El terminalini doğru kullanmak için çalı-
şanlarınıza eğitim vermelisiniz. Eğitimsiz
ve tecrübesiz bir çalışan, depoda ürünü
teslim alırken terminale 100 adet yerine
1000 adet işleyebilir. Muhasebe depart-
manı bunları tabi ki tekrar kontrol eder;
ancak bu farklı bir departmana sürekli
ekstra yük çıkarmak anlamına gelir. Bu
çok basit bir örnek gibi gelebilir; ancak
bizim işimiz zaten basit gibi görünen
detayların bütünüdür.
Stok hareket virmanı dediğimiz işlemi
doğru yapmak gerekli. Bunun eksik
yapılmasıyla ilgili her zaman sıkıntılar
yaşanır. Özellikle de soda gibi peraken-
decinin 6’lı kutuda aldığı, ancak müşteri-
nin adet olarak satın aldığı ürünlerde
stok haraket virmanı sorun yaratır. Soda
ve benzeri ürünlerde sürekli dikkat etme-
niz gerekir. Stok yönetiminde diğer bir
sıkıntılı konu da iade. Kasiyerin, müşteri
iadelerini zaman kaybetmeden ve doğru
şekilde işlemesi çok önemlidir. Özellikle
yoğun saatlerde, başları kalabalık olan
kasiyerler iadeleri sonra işlerim diyerek
kenara ayırır ve bu ürünler gün içinde
hem kasa önünde gereksiz yer kaplar
hem de kaybolma riskiyle karşı karşıya
kalır. Bunun olmaması için kasiyerleri-
nize eğitimde doğru uygulamaları gös-
termeniz gereklidir. Ayrıca iade alınan
ürünlerin firmaya teslimi aşamasındaki
süreci de ayrı yönetmeniz gerekir. İade
ürünlerin depoda saklanması ve teslim
alınması aşamasındaki prosedürlerle
ilgili, depodaki diğer birimlerin işini ak-
satmayacak, birbiriyle uyumlu çalışacak
bir sistem oluşturmalısınız.
En sık karşılaşılan sorunlardan birine de-
ğinmek gerekirse; depo sevk işlemleri sı-
rasında kamyon ve mağazadaki ürünün
miktarını doğru takip etmeniz gerekir.
Merkez depodan kamyona yüklenilen
ürünle, mağazaya indirilen ürün arasın-
da tutarsızlık çok yaşanan bir konudur.
Bunun başlıca nedeni personel dikkatsiz-
liği ve aceleciliktir. Genel anlamda stok
yönetiminde yaşanan temel sorunların
başında zaten acele ederken dikkatsizlik
yapmak gelir. Merkez depo ile mağa-
zaya gelen ürün arasında sürekli kaçak
oluyorsa “hırsızlık” gibi bir faktörü göz
önüne almalısınız.
İç güvenlikle ilgili sorunlar zaten başlı
başına perakendecinin en büyük derdi-
dir. İç güvenlikle ilgili sorun her zaman
kötü niyetli de olmayabilir. Personel
hırsızlık yapmaz ama mesela bir şeyi
düşürür kırar. Bu tip durumlarda genelde
bunu işlemek yerine çöpe atıp yok eder.
Böyle olunca da siz neyin eksildiğini asla
bilemezsiniz. Stok yönetimini olumsuz
etkileyen insana dayalı faktörlerden biri
de budur.
Üreticiyle ilgili problemler de olabilir. Fa-
tura ve irsaliyede üreticilerden kaynaklı
hatalar olabilir. Bunları fark etmezseniz
teslim aldığınız anda sorumluluğu size
ait olur. Dolayısıyla sadece kendinizi
değil üreticiyi de takip etmek zorunda-
sınız. Fatura ile irsaliyenin, irsaliye ile
faturanın birbirini tutmaması çok yaşa-
nan durumdur. Modern perakendecilikte
muhasebe departmanı ile depo mutlaka
uyum içinde çalışmalıdır.
Yine diğer konu da “dönem başı stok”
aşamasıdır. Hepimiz yıl sonu sayım-
ları yaparız. Fakat her zaman yıl sonu
sayımlarında eksik ürün bulunur. Bunu
“Olur o kadar” deyip geçiştirirseniz bu
alışkanlık haline gelir. Mutlaka peşine
düşmeniz gerekli.
Buraya kadar anlattıklarım ürünü teslim
almakla ilgili.
İşin bir de satış aşamasıyla ilgili kısmı
var. En önemlisi satmayan ürünü ne ya-
pacaksınız. Bizim bu ürünü mağazanın
rafında bekletme hele depoda bekletme
gibi bir lüksümüz yok. Stoklarınızı takip
edeceksiniz ki satmayan ürünü görebi-
lesiniz. Bu durumda hemen üreticiyle
bağlantıya geçip ürüne gerekli desteği
sağlamak ya da iade etmek gerekir.
Bunu da çok geç olmadan yapmalısınız
çünkü üreticinin de son kullanma tarihi
gelmeden o ürünü değerlendirme şansı
olsun.
Bütün bunlar işin sadece bir kısmı. Daha
da fazla ayrıntı var. Fakat hepsinin ortak
İhsan Biçen
Biçen Gıda Yönetim Kurulu Başkanı
perder
dosya
